Exposición comercial
Presentación
Queridos amigos:
Es para nosotros un placer poder invitaros a la celebración de la XXIX Reunión de los Servicios de ORL de las Comunidades Valenciana, Murciana y Castellano-Manchega. Nos complace, en nuestro nombre y en representación de todos los miembros del Comité Científico y Organizador de la Reunión, poder contar este año con vuestra presencia y participación.
Este evento, que se inició hace casi treinta años, con el objetivo de reunir a un grupo de amigos para poner en común sus ideas y forma de trabajar, ha visto, con el paso de los años, incrementada su asistencia de una forma considerable, aunque sin perder, en ningún momento, su carácter inicial. Esta vez, nos encargamos nosotros, un servicio joven, pero cada vez más consolidado, de su organización. Hemos querido mantener ese espíritu inicial, con un proyecto en el que todos hemos trabajado con mucho entusiasmo. Esperamos que los contenidos elegidos para esta reunión sean de vuestro interés, pretendiendo ser temas de actualidad y de calidad, cuyo análisis y discusión pudiera ser útil en nuestro trabajo diario.
Queremos agradecer a todos los compañeros su desinteresada participación. Nos hubiera gustado que la colaboración en las mesas redondas hubiera sido mayor, pero la limitación del tiempo, ha hecho que esto no haya sido posible. Asimismo, queremos expresar nuestro agradecimiento a cuantas personas y empresas colaboradoras han participado en la organización de este evento, así como al apoyo de la Dirección Gerencia del Hospital de Torrevieja y de las personalidades y Administraciones presentes en el Comité de Honor.
Esperamos veros pronto, un cordial saludo.
Dra. Marta Arroyo Domingo
Presidenta del Comité Organizador y Jefa de Servicio ORL del Departamento de Salud Torrevieja.
Información comercial
Con el fin de facilitar su participación en la exposición comercial, nos complace presentarle nuestro Manual Informativo de Expositores para la contratación de espacio y servicios extras. Para cumplimentar su solicitud basta con rellenar el formulario de contratación adjunto y enviarlo a la Secretaría Técnica del Congreso, a la dirección que se detalla más abajo.
Todos los servicios detallados requieren un tiempo de planificación y control, por lo que le rogamos formalice la contratación, como máximo, antes del 10 de mayo de 2010. En caso de no tener solicitado los servicios antes de esta fecha, no se podrán ofrecer ninguno de los servicios solicitados en este dossier.
Responsable de Organización
Hospital de Torrevieja. Área de Comunicación.
Persona de contacto: Rubén Oliver Beltrán
Dirección: Carretera Torrevieja a San Miguel de Salinas CV-95 Partida La Ceñuela 03186 Torrevieja (Alicante)
E-mail: comunicacion@torrevieja-salud.com
Teléfono: +34 965 721 200 (Extensión: 1320 ó 6084)
Teléfono Móvil: +34 650 14 07 60
Fax: +34 965 72 13 64 (indicar ATT: Área de Comunicación)
Descargar dosier comercial en PDF>>>
Descargar formulario comercial en PDF>>>
Espacios para stand
La Secretaria Técnica ofrece espacios diáfanos para situar su propio stand, tanto en formato standard como diseño modular. El siguiente plano refleja de manera gráfica la zona destinada para la exposición comercial.
La distribución de stands será totalmente flexible y se adecuará a las necesidades de cada empresa. La adjudicación del espacio se realizará por riguroso orden de recepción de solicitudes. No está permitida la ocupación de un mismo espacio por varios expositores, salvo expresa autorización previa de la organización. La organización se reserva la decisión final acerca del emplazamiento definitivo de los stands. Le recomendamos que consulte con la Secretaría Técnica el modo de maximizar sus oportunidades de comunicación y difusión de marca.
El alquiler de un espacio para la exposición comercial dará derecho a los expositores a la entrega de:
- Una acreditación completa para invitados de la casa comercial (no podrá ser sustituido por una acreditación de un trabajador de la casa comercial):
Incluye por persona invitada:
_ Una bolsa con la documentación científica del Congreso.
_ Almuerzos de Trabajo especificados en el programa social.
_ Servicios de coffee breaks indicados en el programa.
_ Cena de Gala incluida en el programa.
_Diploma acreditativo de participación en la Reunión.
- Dos acreditaciones para representantes de la casa comercial (que serán aquellas personas que se encargan de atender el stand):
La acreditación de Expositor Incluye:
_ Acceso a la zona expositiva
La acreditación de Expositor No Incluye:
_ Cena de Gala.
_ Acceso a las sesiones científicas.
Instalación de Stands
Los expositores interesados en contratar un stand modular así como el mobiliario deberán gestionarlo a través de la Secretaría Técnica del congreso. El espacio para la exposición comercial contratado consta de:
_ Espacio Físico Contratado de 3 x 3 m. No incluye mobiliario ni stand modular. La Organización pone a disposición de los expositores que lo soliciten, previa petición de presupuesto, el montaje/ desmontaje del stand y mobiliario de diseño. Cada expositor se debe limitar al espacio asignado a los planos del mismo.
Entrega de stands modulares y mobiliario
Todos los stands modulares y mobiliarios reservados a través de la secretaría técnica serán entregados a partir del día 25 de mayo de 2010 a partir de las 12.00 horas.
Montaje de stands propios de los expositores (stands de diseño)
Podrán comenzar el montaje a partir del día 27 de mayo de 2010 a las 16:00 h. y hasta las 22:00 h. Sugerimos a todos los expositores (o empresa encargada del montaje) que vayan a instalar stands de diseño que vean “in situ” su espacio contratado antes del congreso para que después no haya ningún tipo de problema o imprevisto a la hora de realizar el montaje. Si se desea poder visitar el espacio contratado, póngase en contacto con la secretaría técnica.
Los expositores que no hayan contratado puestos prefabricados o modulares, deberán presentar los planos del correspondiente proyecto a la Secretaría Técnica para su aprobación.
Los stands de diseño que sobrepasen 2,50 de altura deberán dejar las paredes que lindan con otros stands pintadas o tapizadas.
Los expositores se comprometen a dejar el espacio tal y como se les entregó, haciéndose responsables de los daños o desperfectos que pudieran haber ocasionado a la organización.
Normas Generales para la instalación de Stands
Los stands deberán tener una altura máxima de 3 m, estar separados por paneles y tener el suelo cubierto con moqueta. El montaje del stand y material debe estar finalizado antes del viernes 28 de mayo a las 19:00 h.
El desmontaje deberá realizarse el sábado 29 de mayo de 2010 a partir de las 16.00 h y hasta las 22.00 h. Los expositores dispondrán de un almacén donde podrán depositar los materiales durante la celebración del Congreso. Los expositores serán los responsables de depositar los materiales restantes en el almacén habilitado. Las empresas que deseen montar un stand de diseño deberán solicitar permiso al comité organizador, cumpliendo con la normativa general de montaje.
En el caso de que procediera al desmontaje y/o retirada de material después de finalizado el plazo especificado, deberá abonar el alquiler de los espacios ocupados de acuerdo con las tarifas oficiales vigentes. Si el expositor no procede al desmontaje y/ o retirada de material y el personal técnico de la Secretaría Técnica se ve obligado a realizarlo, se imputará al expositor los gastos* que ello origine junto con el coste correspondiente al alquiler de espacios durante dicho desmontaje.
*Consulte con la secretaría técnica los posibles gastos derivados de dicha circunstancia.
Montaje e instalación de los stands
- Las empresas montadoras (o decoradoras) de stands propios de diseño (no modulares) tendrán que enviar un plano acotado del stand a construir donde se especifique la distribución general, los elementos decorativos y la toma de electricidad (y su potencia), para la aprobación de aspectos técnicos y de seguridad por parte del Departamento Técnico del Hotel. La Organización se reserva el derecho de aprobar y/o modificar el proyecto presentado.
Medidas y acabados
- Toda la construcción (incluidos elementos decorativos o publicitarios) del stand estará obligada a cumplir estrictamente las medidas inherentes a las del espacio de ocupación contratado y a la altura máxima permitida en cada caso.
- El acabado en la construcción será perfecto en todas las zonas visibles del stand (incluidos laterales y trasera del stand que deben quedar pintados o tapizados).
Paredes, suelos, columnas y mobiliario
- Queda terminantemente prohibido afectar en cualquier modo las instalaciones y/o mobiliario del Hotel La Finca Golf & SPA Resort, no estando permitido pintar, fijar tacos, clavar, hacer taladros, roces de ninguna clase en elementos estructurales del mismo, como tampoco pegar, colgar o sostener letreros, marcos, dibujos o cualquier objeto en paredes o techos.
- En caso de que fuese necesario, la cinta adhesiva utilizada para pegar la moqueta al suelo debe ser de fácil retirada que deben realizar ustedes mismos una vez finalizado el congreso.
- Queda terminantemente prohibido poner cables en el suelo, pasillos, zonas de uso público, puertas de acceso y emergencias (excepto con la protección correspondiente y autorización expresa del Hotel La Finca Golf & SPA Resort).
Cualquier alteración y/o desperfecto ocasionado en este sentido será reparado y su coste será asumido por el expositor responsable.
Operatividad
- Dentro del Hotel La Finca Golf & SPA Resort, únicamente podrán efectuarse operaciones de ensamblaje de materiales, terminación y colocación de ornamentos y productos. Trabajos que tendrán que efectuarse en el espacio destinado a su (s) stand (s), nunca fuera de él.
- No está permitida la instalación de stands ni la realización de trabajos de decoración con materiales de construcción como cementos, arenas, yeso, escayolas, tejas, ladrillos o similares.
- Asimismo quedan prohibidos como elementos de construcción y/o decoración materiales no ignífugos y material inflamable o tóxico.
- Todos los vehículos tendrán un tiempo limitado para efectuar la carga/descarga, no pudiendo, pasado ese plazo, permanecer en los accesos a la puerta de carga / descarga del Hotel La Finca Golf & SPA Resort.
- Diariamente, durante las operaciones de montaje/ desmontaje la empresa montadora (o decoradora) retirará, una vez concluida la jornada, todo el material de deshecho sobrante, poniendo el Hotel La Finca Golf & SPA Resort a su disposición los contenedores necesarios.
- Durante las labores de montaje y desmontaje y, en general, durante los días de celebración de la exposición, queda prohibida la colocación de materiales en el emplazamiento de otros expositores y zonas comunes, que deberán estar siempre libres para la circulación de personas y materiales.
- De acuerdo con la vigente normativa sobre instalaciones en locales con riesgo de incendio o explosión, se prohíben absolutamente en los trabajos de montaje/ desmontaje y los días de la Exposición, concentraciones peligrosas de gases o vapores combustibles.
- No está permitida ninguna decoración o instalación que pueda ofender a otros expositores.
- Asimismo, el volumen de los equipos expuestos deberá ser controlado para no molestar a otros expositores.
- Una vez finalizado el acto, el expositor deberá retirar todo el material introducido en el Hotel La Finca Golf & SPA Resort (incluyendo embalajes y material que considere inutilizable) y dejar el espacio tal y como se les entregó, haciéndose responsables de los daños o desperfectos que pudieran haber ocasionado.
Instalaciones eléctricas de los stands de diseño
- En el caso de que la empresa montadora lleve su propio cuadro eléctrico, únicamente deberán informar a la secretaria técnica de la potencia eléctrica que van a necesitar para que el Hotel La Finca Golf & SPA Resort les proporcione la acometida necesaria (indicar en la hoja de solicitud de stand modular y/o mobiliario que les adjuntamos).
- Las conexiones de las acometidas de electricidad se efectuarán siempre por personal técnico autorizado por el Hotel La Finca Golf & SPA Resort, quedando absolutamente prohibido el acceso a cajas de acometida de la red a cualquier otra persona.
Cada expositor será responsable del cumplimiento de estas normas en el marco de su stand y del control de funcionamiento en todos los aspectos de los mismos y será responsable de todo el daño causado a una tercera parte tanto por su personal como por personas autorizadas por él.
Retirada de material una vez finalizada la exposición
Una vez finalizada la Exposición, todo el material servible que quieran volver a llevarse, deberán dejarlo en el almacén perfectamente precintado e identificado de la misma forma que lo enviaron al Hotel La Finca Golf & SPA Resort y desde aquí tendrá que retirarlo la mensajería o empresa de transportes a la que le vayan a encargar el servicio. En caso de que este material no se haya retirado del almacén como máximo el miércoles día 2 de junio de 2010 a las 20:00 h., se considerará material de desecho y lógicamente no se admitirá ningún tipo de reclamación al respecto.
El expositor está obligado al cumplimiento de todas las normas, tanto generales como específicas de construcción y técnicas, así como a lo estipulado en la legislación oficial vigente, y cuyo desconocimiento no le exime, en ningún caso, de las responsabilidades que conlleva su cumplimiento.
Recepción de material de los expositores
El envió de material deberá ser coordinado con el Hotel y éste fijará los días de recepción del mismo habilitando un espacio para su almacenaje hasta el día de montaje de los stands. Los organizadores asignarán una persona responsable por parte de la organización para recepcionar el material llevando el control de todo ello. Todo el material deberá llegar debidamente identificado (datos de la empresa, teléfono, persona de contacto, etc.). Una vez finalizada la exposición comercial, el Hotel no se hará responsable de ningún material dejado en los stands o zona de almacén sin previo acuerdo con el mismo. Por otra parte, los expositores se responsabilizarán de la retirada de su material una vez haya sido clausurado el Congreso.
- La recepción (y por tanto entrega) del material se realizará por la puerta de carga/ descarga destinada a tal fin por el Hotel La Finca Golf & SPA Resort.
- Horario de entrega: A partir del día 18 de mayo a las 08:00 h. y hasta el día 27 de mayo a las 19:00 horas.
- Todo el material deberá ser enviado a la dirección del hotel e ir identificado de la siguiente manera: “XXIX Reunión de los Servicios de ORL de las comunidades Valenciana, Murciana y Castellano-Manchega”:
_Nombre de la empresa expositora:
_Nº stand (s):
_Nº total de bultos:
_Remitente:
_Teléfono/persona de contacto
Medidas de Seguridad
Durante la celebración del Congreso se contratará un servicio de vigilancia diurno/nocturno para vigilar el material de los expositores. Pero no obstante es imprescindible que tengan presente las siguientes observaciones:
- Los bienes expuestos, componentes de los stands y material de embalaje permanecen en el centro de convenciones y congresos Barceló Punta umbría bajo la responsabilidad del expositor correspondiente.
- Hotel La Finca Golf & SPA Resort y la SECRETARÍA TÉCNICA, no se responsabilizará en ningún caso de los objetos introducidos en el mismo por parte del Expositor.
- Como medida preventiva, el Hotel La Finca Golf & SPA Resort y la SECRETARÍA TÉCNICA aconseja no dejar pequeños objetos que puedan ser fácilmente transportados sin vigilancia o dejar su stand sin atención. La Organización declina cualquier responsabilidad.
Medidas de Control
Durante la celebración del Congreso se controlará el acceso al recinto por medio de los identificadores que se entregarán a congresistas y patrocinadores inscritos previamente. No se permitirá el acceso a todas aquellas personas que no lleven visible la acreditación del congreso. Se informa a todos aquellas empresas participantes en el congreso, que no se permitirá el acceso de visitantes. Las personas que no lleven visible la acreditación serán expulsadas del congreso.
Póliza de Seguros
El expositor es responsable de todo el daño causado a una tercera parte, tanto por su personal, como por él mismo como por personas autorizadas por él.
Limpieza de Stands
Cada expositor está obligado a mantener perfectamente limpio su stand durante el periodo de exposición. Los expositores son responsables de la limpieza de su propio stand. Si desean que dicho servicio sea realizado por personal especializado, pueden solicitarlo en el formulario adjunto.
Normas de Contratación
Para efectuar la reserva del stand, deberán enviar a la Secretaría Técnica el formulario de contratación debidamente cumplimentado y firmado por la persona responsable. No se aceptarán boletines incompletos o sin la firma de una persona autorizada. En el momento de la contratación del espacio, deberá efectuarse el pago del 1er 50% del importe total. El 50 % restante se hará efectivo 15 días antes de la celebración del evento. Las medidas o ubicación de los stands modulares y/o espacios diáfanos podrán ser modificados o alterados por razones de seguridad u organizativas. Por lo tanto, la Secretaría Técnica se reserva este derecho, previa consulta con los afectados
El pago podrá realizarse mediante transferencia bancaria* indicando:
*Solicite número de cuenta a la Secretaría Técnica.
Concepto: Pago Reserva de Stand Nº (X)*.
Ordenante de la transferencia: Nombre de la empresa que realiza el pago.
* Por favor indicar el nº de Stand confirmado por la secretaría técnica.
Una vez enviada la solicitud por parte del expositor y realizada la confirmación por parte de la organización, se considerará formalizado el contrato de alquiler del stand. La confirmación del stand asignado y la factura correspondiente, será enviada por correo a la empresa participante.
Anulaciones
Se reembolsará un 50% del importe abonado por la reserva del espacio expositivo, si la anulación se realiza 1 mes antes de la celebración del Congreso. Si la anulación es posterior a esta fecha, no se llevará a cabo el reembolso. Las anulaciones se realizarán por escrito a la Secretaría Técnica del Congreso.
